दक्षता बढ़ाने और वर्कफ़्लो में सुधार करने के लिए PDFs का उपयोग करने के 6 Tips हिंदी में पूरी जानकारी!

आज के कानूनी चिकित्सकों की दक्षता में हर तरह से सुधार होना चाहिए । ऑल्टमैन वेइल के एक अध्ययन के अनुसार, 30% वकीलों ने कहा कि वे उत्पादकता बढ़ाने के लिए अपनी कार्य प्रक्रियाओं को फिर से शुरू कर रहे थे । उन नौकरी प्रक्रियाओं में से कई में पढ़ने, संपादन या सूचना प्राप्त करने के लिए कागजात साझा करना और उपयोग करना शामिल है ।

अधिकांश लोग पीडीएफ के साथ “डिजिटल पेपर” के रूप में जानते हैं । “एक पृष्ठ के फोंट, स्वरूपण, रंग और दृश्य सभी पीडीएफ में बनाए रखा जाता है, जो कागज का एक सटीक प्रजनन है । लेकिन पीडीएफ केवल कागजी दस्तावेजों की तरह दिखने तक सीमित नहीं हैं । पीडीएफ के मूल सिद्धांतों से परे जाने के तरीके पर यहां छह संकेत दिए गए हैं ।

दस्तावेज़ रूपांतरण।

कानूनी पेशेवर अक्सर शिकायत करते हैं कि पीडीएफ दस्तावेजों को फिर से बनाने में बहुत लंबा समय लगता है, खासकर जब उन्हें माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में बदलने की कोशिश की जाती है ।

PDFs का उपयोग करने के 6 Tips

उस परिदृश्य पर विचार करें जहां आपको एक नए अनुबंध में कुछ संशोधन करने की आवश्यकता है जो आपको किसी अन्य कंपनी से ईमेल के माध्यम से प्राप्त हुआ है । पाठ का एक पूरा पृष्ठ विशिष्ट कार्यालय कार्यकर्ता को टाइप करने में 10 मिनट से अधिक समय लेता है । आप माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में शुरू करने के बजाय पीडीएफ कनवर्टर की सुविधाओं का उपयोग करके इस दस्तावेज़ को तुरंत बदलना शुरू कर सकते हैं ।

कानूनी वर्कफ़्लो में सुधार।

आपकी मानक पेपर-आधारित प्रक्रियाओं को पीडीएफ सॉफ्टवेयर की मदद से सुव्यवस्थित किया जा सकता है । आप केवल उन्हें देखने के अलावा पीडीएफ फाइलों को बदलना सीखकर कागज पर अपनी निर्भरता को कम कर सकते हैं । आज की डिजिटल तकनीक के फायदों को महसूस करना किसी भी पीडीएफ के अंदर जानकारी का पता लगाने और नियंत्रण करने का तरीका सीखकर आसान बनाया जा सकता है ।

गोपनीय जानकारी को पुनः प्राप्त करें ।

वकील नियमित रूप से गोपनीय जानकारी संभालते हैं और अक्सर गोपनीय जानकारी छुपाने वाले दस्तावेज तैयार करने की आवश्यकता होती है । कुछ वकीलों ने गलती से एक ड्राइंग मार्कअप टूल का उपयोग करके गोपनीय जानकारी को छिपाने की कोशिश की है, जैसे कि एक ठोस भरण के साथ एक आयत । इससे असफल रिडक्शन होगा। रिडक्शन केवल रिडक्शन टूल का उपयोग करके किया जा सकता है,

जो अक्सर पीडीएफ सॉफ्टवेयर में शामिल होता है । ये प्रोग्राम केवल पाठ या छवियों को छिपाने के बजाय चयनित क्षेत्रों पिक्सेल को पिक्सेल द्वारा रिडक्शन फिल के साथ प्रतिस्थापित करते हैं । नोट: अपने नियमित वर्कफ़्लो के हिस्से के रूप में, आपको आमतौर पर मूल पीडीएफ की एक प्रति भी रखनी चाहिए । यदि आपके विशेषाधिकार का दावा बाद में अमान्य दिखाया गया है, तो आपको बिना किसी चिह्न के मूल की एक प्रति की आवश्यकता होगी ।

PDFs का उपयोग करने के 6 Tips

यह भी पढ़ें: World का Area कितना है ? दुनिया और उनके क्षेत्र के महाद्वीप ?

प्रपत्र निर्माण।

कागज वकीलों और अदालतों द्वारा लगातार उत्पादित किया जाता है । कानूनी कागजात, बयान, रिकॉर्ड, विशेषज्ञ गवाही और अन्य डेटा के प्रसंस्करण और सुरक्षित संग्रह की आवश्यकता होती है । विशेष रूप से अब जब पीडीएफ ने खुद को कानूनी दस्तावेज के आदान-प्रदान और संग्रह के लिए पसंदीदा फ़ाइल प्रारूप के रूप में स्थापित किया है, तो पीडीएफ फॉर्म इस कार्यभार को काफी कम कर सकते हैं ।

ग्राहक मुद्रण के लिए कागज दस्तावेजों या पीडीएफ का आदान-प्रदान करने के बजाय एक पीडीएफ फॉर्म भरता है । लॉ कंपनी तब फॉर्म डेटा का निर्यात करती है और इसे विभिन्न दस्तावेजों जैसे घोषणाओं, विशेषज्ञ राय, टिप्पणियों या अभ्यावेदन में पुन: आयात करती है । पीडीएफ रूपों का उपयोग ग्राहकों और वकीलों के बीच संचार प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करता है । फॉर्म गलतियों की संभावना को भी कम करते हैं, जो एक बड़ा लाभ है, खासकर उन व्यवसायों में जहां समय सीमा को स्थगित नहीं किया जा सकता है ।

प्रमाणपत्र-आधारित हस्ताक्षर।

क्या होता है अगर कोई आपको एक पेपर ईमेल करता है जिसे शहर से बाहर होने पर तुरंत हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है? यदि आपके पास प्रिंटर तक पहुंच नहीं है तो कागज पर दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करना मुश्किल हो सकता है ।

दस्तावेजों को पीडीएफ सॉफ्टवेयर का उपयोग करके एक आईडी के साथ डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित किया जा सकता है, जो मोटे तौर पर एक पेपर दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के लिए अनुवाद करता है । यदि हस्ताक्षर किए जाने के बाद किसी दस्तावेज़ में अनधिकृत परिवर्तन किए जाते हैं तो डिजिटल हस्ताक्षर अमान्य हो जाता है । उपयोगकर्ताओं के पास अक्सर हस्ताक्षर बनाने के लिए अपनी पहचान बनाने या मौजूदा डिजिटल आईडी का उपयोग करने का विकल्प होता है ।

PDFs का उपयोग करने के 6 Tips

यह भी पढ़ें: Upstox App वास्तव में क्या है, और इसे किसने विकसित किया है? हिंदी में पूरी जानकारी!

अनधिकृत पहुंच से बचाव करें ।

यदि सुरक्षा उपाय किए जाते हैं, तो पीडीएफ फाइलें कागजी दस्तावेजों की तुलना में अधिक सुरक्षित हो सकती हैं । उदाहरण के लिए, आप किसी को पीडीएफ खोलने से मना कर सकते हैं । आइए कल्पना करें कि आप किसी क्लाइंट को एक निजी दस्तावेज़ ईमेल करना चाहते हैं, लेकिन आपको यकीन नहीं है कि कोई और ग्राहक के ईमेल प्रोग्राम तक पहुंच सकता है या नहीं ।

पासवर्ड के बिना पीडीएफ को खोलने से रोकने के लिए, आप एक दस्तावेज़ ओपन पासवर्ड निर्दिष्ट कर सकते हैं । फिर, पासवर्ड प्राप्त करने के लिए रिसीवर को कॉल करें । फ़ाइलों को एन्क्रिप्ट किया जाना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि संरक्षित फ़ाइलों को अनधिकृत उपयोगकर्ता द्वारा नहीं देखा जा सकता है । भले ही एन्क्रिप्शन का सबसे बड़ा स्तर आवश्यक है, फिर भी समस्याएँ उत्पन्न हो सकती हैं क्योंकि कुछ पुराने पीडीएफ एप्लिकेशन एन्क्रिप्शन को पहचानने में सक्षम नहीं हो सकते हैं ।

बुनियादी पीडीएफ पहुंच और पढ़ने से परे जाने के तरीके खोजने से कानूनी प्रक्रियाओं में दस्तावेज़ उत्पादकता और सुरक्षा में मात्रात्मक सुधार हो सकता है ।

PDFs का उपयोग करने के 6 Tips

बर्लिंगटन, मैसाचुसेट्स में, जेफ सेगर्रा अति सूक्ष्म दस्तावेज़ इमेजिंग के लिए उत्पाद विपणन के वरिष्ठ निदेशक हैं । वह अंतरराष्ट्रीय समूह के प्रभारी हैं जो उद्योग की उत्पाद स्थिति, संदेश और सामग्री का उत्पादन करते हैं । उन्होंने अपने भाषणों और लेखन में कॉर्पोरेट प्रक्रिया अनुकूलन, इंटरनेट ऑफ थिंग्स, दस्तावेज़ सुरक्षा, दस्तावेज़ रूपांतरण प्रौद्योगिकी और व्यक्तिगत उत्पादकता पर चर्चा की ।